چگونه یک تیم دورکار(ریموت) را مدیریت کنیم
در حالی که شغل‌های دورکاری (ریموت) بسیار رواج یافته‌اند و بسیاری از شرکت‌ها شرایط کاری منعطف و ریموت را به کار گرفته‌اند (که اتفاقاً بسیار هم خوب است)، اما این نوع از فعالیت چالش‌ها و موانع جدیدی به دنبال دارد که لازم است بر آن‌ها غلبه کرد.
در مورد نحوه مدیریت صحیح و کارآمد تیم دورکار دغدغه‌هایی وجود دارد. این دغدغه‌ها بسته به ماهیت و چگونگی فعالیت تیم و شرکت متغیر است. بنابراین به جای تهیه یک فهرست کامل از باید‌ها و نباید‌ها و تلاش برای پوشش دادن همه جوانب کار، ما در این نوشتار به بحث در مورد چگونگی انجام کار‌ها می‌پردازیم. ممکن است که جوانب دیگری نیز وجود داشته باشند که نیاز باشد شما آن‌ها را نسبت به تیم خود در نظر بگیرید، اما این نوشتار نقطه شروع خوبی برای ساخت یک تیم دورکار و مدیرت کارآمد آن است.
۱- به کارگیری افراد شایسته
کار خود را با به کار گیری افراد مناسب شروع کنید. شما باید افراد شایسته و درست را استخدام کنید تا به اهداف خود برسید. شما به افرادی نیاز دارید که خود انگیخته باشند و بتوان در انجام یک کار به آن‌ها اعتماد کرد و مشکلی با کار کردن (یا حتی رشد و نمو) به تنهایی نداشته باشند.
از آنجایی که بسیاری از ارتباطات بین افراد در این نوع تیم‌ها به صورت نوشتاری انجام می‌شود و نه از طریق حرف زدن، بنابراین فرد مورد نظر باید مهارت نوشتاری خوبی داشته باشد و بتواند منظور خود را به خوبی از طریق کلمات به دیگران انتقال دهد.
همان‌طور که پیش‌تر هم به آن اشاره داشتیم، همه نمی‌توانند به طور کارآمدی از طریق دورکاری فعالیت داشته باشند. برخی افراد به مکان‌هایی مانند یک محیط اداری نیاز دارند و این موضوع هم کاملاً عادی است؛ اما این‌گونه افراد گزینه ایده آلی برای تیم دورکار شما نیستند.
۲- تدوین انتظارات برای تیم
تا به اینجا شما تیم خود را تشکیل داده‌اید، آن‌ها نیاز است که شروع به انجام کارهایی بکنند. از آنجایی که شما با آن‌ها در یک مکان نیستید، باید چشم‌داشت‌ها و انتظارات خود را برای آن‌ها تدوین کنید. اهداف ماهانه تعیین کنید، این موضوع به تیم شما امکان می‌دهد که اولویت‌ها را بهتر بشناسد، بنابراین دچار ابهام نخواهند شد و میتوانید اطمینان حاصل کنید که همه افراد تیم برای یک هدف یکسان و نهایی تلاش می‌کنند.
۳- در جریان امور باشید
حالا که انتظارات خود از تیمتان را تدوین کردید، نیاز است که همیشه در جریان امور باشید.
از آنجایی که شما افراد تیم خود را در یک محل کار مشاهده نمی‌کنید، در صورتی که شما به روز نباشید، ممکن است که مشکلات پیش‌آمده در پیشرفت کار یا تأخیرهای احتمالی در ضرب‌الاجل پروژه بی‌خبر بمانید. پس نیاز است که شما نسبت به اتفاقات جاری به روز باشید. به طور مثال میتوانید چندبار در هفته صبح‌ها یک دورهمی مجازی داشته باشید و هر فردی در مورد کارهایی که انجام داده است و کارهایی که می‌خواهد تا دیدار بعدی انجام دهد حرف بزند.
این دیدار‌ها نه تنها به شما کمک می‌کند که همیشه به روز باشید، بلکه سایر افراد تیم هم نسبت به آنچه که در حال انجام است آگاه می‌شوند و همچنین به تیم شما کمک می‌کند که بر اهداف کوچک‌تر مورد نظر متمرکز شوند و درباره کارهایی که لازم است انجام دهند فکر کنند.
این دیدار‌ها نه تنها به آن‌ها امکان می‌دهد از روی اطمینان و اعتماد با شما حرف بزنند، بلکه همچنین نشان می‌دهد که شما به نگرانی‌های آن‌ها گوش فرا می‌دهید و ایمان و اعتمادی زیادی نسبت به آن‌ها در خود دارید.
۴- پرهیز از مدیریت ذره‌بینی
اطلاع از اوضاع و شانه به شانه تیم بودن با نظارت دقیق و بر تمامی جزییات کارهای آن‌ها تفاوت دارد. تیم خود را نپایید و از مزاحمت‌های زیاد برای آن‌ها پرهیز کنید. سعی کنید که خود را به گونه‌‌‌ای با کارهایی که افراد تیم انجام می‌دهند ادغام کنید، دورکاری در یک تیم تنها بر اساس اعتماد به کارمندان و انجام کار‌هایشان میسر می‌شود.
در دیدارهای مجازی تیم، اگر جنبه‌‌‌ای از کار است که گنگ است و نیاز به توضیح بیشتر دارد آن را در این دیدار‌ها مطرح کنید و یا به منظور شفافیت بیشتر درباره این موضوع بعداً با آن‌ها گفتگو کنید.
نظارت مداوم بر تیم نه تنها مزاحمت برای آن‌ها ایجاد می‌کند و جلوی کار آن‌ها را می‌گیرد، بلکه عدم اعتماد به آن‌ها را نشان می‌دهد. اگر چشم‌داشت‌ها و انتظارات از تیم به درستی تدوین شده باشد، شما به مدیریت ذره‌بینی نیاز پیدا نخواهید کرد.
۵- استفاده از ابزار مناسب
ارتباط یک مؤلفه کلیدی است بودن در یک مکان اهمیت چندانی ندارد اگر از ابزارهای مناسب استفاده نمایید. وقتی که شما به صورت دورکاری کار می‌کنید از برخی از مزایای بودن در یک محل کار بی‌بهره خواهید بود.
به عنوان مثال، شما نمی‌توانید که به سراغ یکی از افراد تیم بروید و سؤالی را از او پرسید، شما باید این کمبود‌ها را با استفاده از ابزارهایی جبران کنید. در ادامه چند مورد از این ابزار‌ها را به شما معرفی می‌کنیم:
- برنامه Slack: یک برنامه پیام‌رسان برای بحث‌های کلی (کاری یا اجتماعی)، به شما امکان می‌دهد که بدون اختلال مستقیم و دور کردن افراد از کار خود با آن‌ها به صورت گروهی چت کنید. با استفاده از این برنامه می‌توانیم ایده‌های خود را در یک مکان به اشتراک گذاریم و همچنین پاسخگویی به پیام‌های یکدیگر در این برنامه بسیار آسان است.
- برنامه Wrike: یک برنامه برای مدیریت زمان که با استفاده از آن میتوانید پیگیری کنید که زمان چگونه در پروژه در جریان است، پروژه‌ها و وظایف را برای هر یک از اعضای تیم تعیین کنید. بنابراین همه از کار یکدیگر اطلاع دارند و هیچ‌گونه سردرگمی در مورد اینکه چه کسی چه کاری انجام می‌دهد وجود نخواهد داشت و پروژه به صورت متمرکز به کار خود ادامه می‌دهد.
- برنامه Pukka Team: این برنامه حضور افراد ممکن می‌سازد. این برنامه به ما امکان می‌دهد که افراد در دسترس را به طور بسیار ساده تشخیص دهیم، احساس تیمی واقعی را ایجاد کنیم و میتوانید صورت افراد تیم را در سرتاسر روز مشاهده کنید.
- برنامه Google docs: از طریق این برنامه به اشتراک‌گذاری فایل‌ها بسیار آسان است، همه افراد می‌توانند بر روی یک نسخه مشترک کار کنند، به روزرسانی‌ها را اعمال کنند و پیشنهادهای دیگر افراد تیم برای تغییر را نیز مشاهده کنند.
- چت تصویری: وقتی که نیاز است شما در جلسات گروهی به گفتگوی رو در رو نیاز دارید، میتوانید از برنامه‌های زیادی که بدین منظور در دسترس هستند استفاده کنید، اما برخی از آن‌ها محبوبیت بیشتری دارند از جمله google hangouts، skype .
- ترلو: برنامه کاری و نقشه راه ما در پروژه است که با استفاده از آن همه افراد می‌توانند در جریان پیشرفت پروژه یا دیگر بخش‌ها قرار بگیرند.
- ایمیل: هر گونه ابزار ارتباط کسب و کاری دیگر که به مشتری‌ها و همکاران ایمیل می‌فرستند که دارای امکان اطلاع‌رسانی و یادآوری است.
۶- ارتقای تعاملات در تیم
تشویق تیم برای حرف زدن با یکدیگر به ایجاد صمیمیت بین آن‌ها و همچنین به توسعه همکاری میان آن‌ها کمک می‌کند. با این کار هم تیمی‌ها آشنایی بیشتری با یکدیگر دارند و نسبت به شروع یک گفتگو و بحث با یکدیگر احساس راحتی بیشتری خواهند داشت.
به طور مثال میتوانید در موقع نهار یا هر از گاهی در طول روز (نه خیلی زیاد) با یکدیگر چت کنید و به طور مختصر در مورد آخر هفته یا فیلم تازه‌‌‌ای که دیدید با یکدیگر حرف بزنید.
۷- فرآیند معارفه برای افراد جدید
با ورود هر فرد جدید به تیم نیاز است که شما فرآیند معارفه و معاشرت را به کار بیندازید و از این طریق فرد از انتظارات و چشم‌داشت‌های کاری، ضرب‌الاجل‌ها و موارد مهم دیگر مطلع می‌شود. این دیدار‌ها اولین روز کاری آن‌ها کمتر ناخوشایندتر می‌کند.
فرد تازه وارد در اولین روز کاری:
- با اعضای گروه چه به صورت رو در رو و چه چت تصویری گروهی با اعضای تیم دیدار می‌کند.
- از او خواسته می‌شود که مستندات کاری رسمی را بخواند (راهنمای کارکنان، تاریخچه کوتاهی از شرکت، سبک و لحن نوشتاری ما و غیره)
- با ابزارهایی مانند Slack، PukkaTeam، Hangouts، Google docs و غیره که از آن‌ها استفاده می‌کنید، آشنا می‌شود.
- با روال روتین کاری، پاتوق هفته‌‌‌ای و دیدارهای رو در رو ماهانه آشنا می‌شود.
کل این فرآیند به افراد تازه ورود کمک می‌کند تا خود را با فرهنگ شرکت وفق دهند و با دانستن کارهایی که باید انجام بدهند و همچنین دانستن این موضوع که اگر نیاز به کمک داشتند کجا باید اعلام کنند باعث می‌شود که احساس راحتی بیشتری داشته باشند.
نکته تکمیلی، اگر میتوانید سعی کنید که همه افراد را در یک جلسه به صورت حضوری دورهم جمع کنید، به طور مثال در قالب جشن پایان سال میتواینید این کار را انجام دهید . این یک مورد کمی دشوار است و به میزان دورکاری تیم شما بستگی دارد.
برای همه افراد خوب است که رو در رو یکدیگر را ملاقات کنند و همکاران خود را به طور واقعی ببینند که در نتیجه به ایجاد یک رابطه دوستی میان هم تیمی‌ها کمک می‌کند. شما میتوانید این کار‌ها را به روش خود انجام بدهید، تمرین‌های تیم‌سازی انجام بدهید، پاتوقی را تشکیل دهید و همه تیم را در آنجا جمع کنید و یا یک وعده نهار یا شام را در بیرون با یکدیگر بگذرانید.
خب تا به اینجا ما راه و روش خودمان را به شما گفتیم، چرا شما راه و روش خودتان را برای ما نمی‌فرستید. ما خوشحال می‌شویم که بدانیم شما چطور تیم ریموت خود را مدیریت می‌کنید.
