چگونه مرخصی کارکنان در زمان تعطیلات نوروز را مدیریت کنیم؟
در صورتی که شما صاحب کسب و کاری هستید و تعطیلات نوروز و مرخصی برای شما با نگرانی های زیادی همراه است، تا انتهای این مطلب با ما باشید. در هیچ زمان دیگری از سال شرکت‌ها با این چنین حجم درخواست‌های مرخصی روبرو نمی‌شوند، این شرایط می‌تواند کسب و کارتان را در زمان کار فلج کند و می‌تواند نام تجاری شما نیز صدمه بزند. ولی با مدیریت درست کارکنان میتوانید کسب و کارتان را حفظ کنید و از تعطیلات نیز لذت ببرید. در ادامه راهکارهایی برای مدیریت درست منابع انسانی در زمان تعطیلات در اختیار شما خواهیم گذاشت.
1. از پیش برنامه‌ریزی کنید
بسیاری از شرکت‌های صنعتی، برنامه تعطیلات خود را به خوبی برنامه‌ریزی کرده‌اند و هیچ دلیلی وجود ندارد که کسب و کارهای دیگر نمی‌توانند این کار را انجام دهند. از چند ماه قبل برای تعطیلات سال نو برنامه‌ریزی کنید و از کارمندانتان بخواهید که مدت مرخصی و تاریخ شروع و پایان آن را مشخص کنند. حتی از آنها بخواهید که در صورت دورکاری در ایام تعطیلات مدت و چگونگی آن را مشخص کنند. بدین صورت برآورد کلی از تعداد نیروهای در دسترس خود و چگونگی حضورشان خواهید داشت که به برنامه‌ریزی کسب‌وکارتان برای طول تعطیلات به کمک شما می‌آید.
2. آسیاب به نوبت
اگر صاحب کسب و کاری هستید که در طول تعطیلات مشغول به کار است یا 24ساعته و 7 روز هفته نیاز به کارمند دارید، یک راه برای جلوگیری از مرخصی‌های زیاد کارکنان، این است که میزان مرخصی را محدود کنید و مرخصی آنها را از ابتدا مشخص کنید. میتوانید برای این کار از کارمندانتان بخواهید تا یک زمان مشخص مثلا اول اسفند درخواست‌های مرخصی خود را به منابع انسانی تحویل دهند و اولویت رسیدگی به مرخصی بر اساس زمان تحویل درخواست است. برای کاهش نارضایتی کارکنان علاوه بر زمان تحویل درخواست، تاریخچه‌ای از مرخصی های آنها و چگونگی آن را در حین بررسی مورد توجه قرار دهید. با کمک روش آسیاب به نوبت، میتوان تعداد افرادی را که می‌توانند در طول تعطیلات به مرخصی بروند محدود کرد.
3. برای کارمندان برنامه تنظیم کنید
شما ممکن است در طی تعطیلات نتوانید تمام کارکنان خود را نگه دارید، اما این بدان معنا نیست که شما مجبور به بستن زود هنگام یا کاهش سطح خدمات هستید. برنامه تعطیلات کارکنان را تنظیم کنید. به عنوان مثال، شما میتوانید یک نفر را بگذارید تا در طول تعطیلات صبح‌ها کار کند و کس دیگری را بگذارید تا شیفت بعد از ظهر را پر کند. گزینه‌ای دیگر: یک کارمند را بگذارید که دوشنبه و سه شنبه و یک چهارشنبه دیگر، پنجشنبه و جمعه کار کند. ایده پشت تنظیم برنامه تعطیلات کارکنان همیشه پوشش داشته دارد و در عین حال، در زمان تعطیلات، به کارکنان مرخصی می‌دهد.
4. تعداد زیادی کارمند پاره وقت داشته باشید
اگر در طول فصل تعطیلات کسب و کاری را انجام می دهید یا می‌دانید که تعداد زیادی از کارکنان شما در طی آن زمان به مرخصی می‌روند، ایده خوبی است که هنگامی که کمک اضافی نیاز دارید تعداد زیادی از کارکنان پاره وقت را نگه دارید. میتوانید یک لیست از کارکنان پاره وقت داشته باشید که می‌توانند در زمان تعطیلات کار کنند ، پیش از شروع تعطیلات با آنها هماهنگ کنید و از در دسترس بودن آنها مطلع شوید. یکی دیگر از گزینه‌ها این است که برای استخدام در تعطیلات از قبل اعلام کنید ولی این روش هزینه زیادی برای شما دارد که بهتر است از روش‌های دیگر استفاده کنید.
5. پیشنهاد حقوق اضافه‌کاری در دوران تعطیلات
برای برخی از مردم پول در اولیویت قرار دارد حتی اگر این به این معنا باشد که آنها در طول تعطیلات با خانواده خود نخواهند بود، بنابراین میتوانید در طول تعطیلات کارکنانی برای کسب و کار خود داشته باشید. اگر شما در کسب و کاری هستید که می‌دانید تقاضای زیادی برای مرخصی وجود دارد، میتوانید حقوق اضافه کاری را به عنوان یک ساختار در سازمان خود ایجاد کنید.
6. تعطیلات بی تعطیلات
برای برخی از کسب و کارها، به خصوص خرده فروشی، تعطیلات شلوغ‌ترین زمان است، به این معنی که آنها نیاز به تمام کارمندهایشان دارند، اگر بیشتر از آن نیاز نداشته باشند. اگر کسب و کار شما به این حد برسد، یک راه برای جلوگیری از مرخصی کارکنان این است که یک دوره خاموشی(blackout period) داشته باشید که هیچ کسی نتواند مرخصی بگیرد. و برای جلب رضایت کارکنان مدت زمان‌های دیگری از سال را برای مرخصی کارکنان خود قرار دهید. اگر یک کارمند در طول یک دوره خاموشی مرخصی بخواهد، لازم است پیش از آن درخواست دهد و در صورت صلاحدید مدیر موافقت خواهد شد. اگر می‌خواهید همچنین سیاستی را پیش بگیرید، از ابتدای شروع کار کارمند یا چند ماه قبل از تعطیلات آن را به اصلاع کارمندان خود برسانید، این کار برنامه‌ریزی را برای خود شما نیز راحت‌تر می‌کند.
7. اجازه دهید کارکنان در خانه کار کنند
این روزها تقریبا همه افراد دارای لپ تاپ، آی‌پد یا گوشی هوشمند هستند که به آنها امکان می‌دهد تا از راه دور کار کنند. اگر کارکنان شما نیاز ندارند تا در محل کار باشند، اجازه دادن به آنها برای ادامه کار در خانه در طول تعطیلات سال نو می‌تواند راهی کارآمد برای انجام کارها بدون نیاز به کارکنان اضافی باشد. کار در خانه تنها در صورتی یک گزینه قابل قبول است که کسب و کار خود را به آن متکی کند و راهی برای اطمینان از اینکه کارکنان واقعا کار می‌کنند وجود دارد. در این زمانه کار کردن از یک دفتر مجازی در هرجایی ممکن است.
