نکاتی برای مدیریت کارآمدتر زمان
برای افزایش بهره‌وری و کارآیی خود در کار، تحصیل و هر فعالیتی که به آن مشغول هستید و حتی بالابردن کیفیت لحظات مفرح زندگی، باید بدانید چگونه زمان خود را مدیریت کنید. در این دانستنی جاب روش‌های کاربردی و مؤثر برای مدیریت زمان را به شما خواهیم آموخت.
1. برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی
زمان صرف شده برای تفکر و برنامه‌ریزی به بهترین شکل سپری شده است. درواقع اگر زمانی به برنامه‌ریزی اختصاص ندهید در عمل برای شکست خود برنامه‌ریزی کرده‌اید. سازمان‌دهی را به‌نحوی که برایتان قابل‌فهم باشد انجام دهید. اگر به‌کارگیری عکس و رنگ به شما کمک می‌کند از آن‌ها به وفور در تقویم و دفترچه برنامه‌ریزی خود استفاده کنید. برخی افراد یادداشت‌های خود را به شکل پرونده بایگانی می‌کنند؛ برخی دیگر انرژی خلاقانه خود را با تلنبار کردن آن‌ها روی هم دریافت می‌کنند؛ بنابراین سازمان‌دهی را به روش دلخواه خودتان انجام دهید.
2. تعریف هدف
اهداف به زندگی شما و شکل سپری شدن زمان توسط شما جهت می‌دهند. اهدافی انتخاب کنید که مشخص، قابل‌سنجش، واقع‌گرایانه و قابل‌دستیابی باشند. اهداف مساعد آن‌هایی هستند که شما در مسیر دستیابی به آن‌ها تحت‌فشار و مشقت قرار می‌گیرید اما هرگز پا پس نمی‌کشید. اهداف به افراد خلاق حس ضروری جهت داشتن را می‌دهد.
3. اولویت‌بندی
از قانون 80-20 پیروی کنید. این قانون که اولین بار توسط یک اقتصاددان ایتالیایی بنام ویلفردو پارتو بیان شد عنوان می‌کند که 80 درصد پاداش از 20 درصد تلاش‌ها حاصل می‌شود. رمز اولویت‌بندی در شناسایی و تفکیک این 20 درصد ارزشمند است. پس از شناسایی، تلاش و تمرکز خود را به فعالیت‌های دارای بیشترین پاداش اختصاص دهید. اولویت‌بندی را به‌وسیله‌ی رنگ، شماره یا حرف انجام دهید. از هر روشی که با آن راحت‌تر هستید استفاده کنید.
4.تهیه فهرست کار
برخی افراد با استفاده از یک فهرست برای انجام امور روزانه که در انتهای روز قبل یا صبح اول وقت تهیه‌کرده‌اند بسیار موفق عمل می‌کنند. ممکن است این افراد فهرست کارهای خود را با یک تقویم یا یک برنامه زمانی تلفیق کنند. برخی دیگر ترجیح می‌دهند از یک فهرست همیشگی انجام امور استفاده کنند و مرتباً آن را به روز کنند. ممکن است شما ترکیبی از این دو نوع فهرست کارها را بپسندید. هر شیوه‌ای که با آن راحت‌تر هستید برای شما بهترین است. از امتحان کردن یک روال جدید نهراسید زیرا ممکن است روالی حتی بهتر از چیزی که در حال حاضر از آن پیروی می‌کنید پیدا کنید.
5. انعطاف‌پذیری
برای وقفه‌ها و حواس‌پرتی‌ها زمان کنار بگذارید. متخصصان مدیریت زمان اغلب برنامه‌ریزی برای تنها 50 درصد یا حتی مقدار کمتری از زمان شخص را پیشنهاد می‌دهند. شما با تنها 50 درصد زمان برنامه‌ریزی‌شده، انعطاف کافی برای مدیریت وقفه‌ها و رخدادهای ناگهانی و پیش‌بینی‌نشده را دارید. در مواقعی که احتمال رخ دادن وقفه در کار خود می‌دهید تنها وظایف روزمره را در برنامه‌ی خود جای دهید. درصورتیکه در کارتان وقفه‌ای پیش آمد این سؤال حیاتی را از خود بپرسید: «مهم‌ترین کاری که الآن می‌توانم انجام دهم چیست؟» این پرسش به شما کمک می‌کند تا به سرعت به مسیر اصلی برگردید.
6. توجه به ساعت بیولوژیک
در ساعت بیولوژیک هر فرد زمانی وجود دارد که فرد در بهترین وضعیت خود قرار دارد. شما یک «فرد سحرخیز» هستید یا یک «جغد شب» یا یک «نابغه عصرگاهی»؟ شناختن زمانی از روز که در آن سرحال‌تر از همیشه هستید و برنامه‌ریزی برای استفاده از آن برای رسیدگی به اولویت‌های خود نوعی مدیریت بهینه زمان است.
7. کار درست را درست انجام دهید!
پیتر دراکر، متخصص سرشناس مدیریت، می‌گوید «انجام کار درست مهم‌تر از انجام درست کارها است.» انجام کار درست به معنی کارایی و انجام درست کارها به معنی بازده است. ابتدا بر کارایی تمرکز کنید (شناسایی کار درست) سپس به بازده توجه کنید (انجام آن به نحو درست).
8. از کارهای فوری بکاهید.
فعالیت‌های فوری نتایج کوتاه‌مدتی دارند درصورتیکه فعالیت‌های مهم پیامدهای بلندمدت و مرتبط با اهداف شما دارند. سعی کنید از تعداد کارهای فوری که می‌بایست انجام دهید بکاهید تا برای اولویت‌های مهم زمان داشته باشید. علامت زدن یا رنگی کردن مطالب فهرست کارها یا ضمیمه کردن یک ضرب العجل به هر یک از آن‌ها از تبدیل شدن کارهای مهم به کارهای فوری جلوگیری می‌کند.
9. هنر بی‌توجهی هوشمندانه
فعالیت‌های کم‌اهمیت یا فعالیت‌های فاقد نتایج بلندمدت را از زندگی خود حذف کنید. آیا میتوانید یکی از فعالیت‌های موجود در فهرست کارهای خود را حذف یا به فرد دیگری محول کنید؟ تنها به فعالیت‌هایی که فقط باید توسط شخص شما انجام شوند بپردازید.
10. دوری از کمال‌گرایی
در فرهنگ مالزیایی تنها خدایان قادر به خلق چیزهای کامل هستند بنابراین زمانی که مردمان چیز جدیدی ایجاد می‌کنند از عمد در آن نقصی قرار می‌دهند تا به خدایان اهانت نشود. درست است که برخی از چیزها باید نسبت به بقیه کامل‌تر باشند اما کمال‌گرایی یا به‌عبارت‌دیگر توجه بیش‌ازحد به جزئیات می‌تواند شکلی از اهمال‌کاری تلقی شود.
11.غلبه بر اهمال‌کاری و پشت گوش انداختن
یک راهکار برای تلاش در این رابطه روش «پنیر سوئیسی» الن لیکین است. وقتی مرتباً از انجام کاری طفره می‌روید آن را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید و تنها یکی از آن‌ها را انجام دهید و یا با تنظیم یک تایمر وظیفه‌ی بزرگ‌تر را به مدت 15 دقیقه انجام دهید. با انجام دادن بخش کوچکی از کار در هر دفعه درنهایت به نقطه‌ای خواهید رسید که خواهان اتمام کار خواهید شد.
12. نه گفتن
«نه» کلمه‌ای است بسیار کوچک با بیانی بسیار دشوار. تمرکز بر اهدافتان می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند. اختصاص دادن زمان به اولویت‌های مهم و اغلب برنامه‌ریزی نشده از قبیل خانواده و دوستان نیز می‌تواند مفید باشد؛ اما شما قبل از هر چیز باید خودتان را در مورد اهمیت اولویت‌هایتان متقاعد کنید. این کار سخت‌ترین بخش «نه» گفتن به نظر می‌رسد. وقتی بتوانید خود را در مورد اهمیت آن‌ها قانع کنید «نه» گفتن به چیزهای کم‌اهمیت در زندگی بسیار آسان‌تر می‌شود.
13. پاداش
حتی برای دستاوردهای کوچک نیز دستیابی به هدف را جشن بگیرید. برای اتمام هر وظیفه یا اتمام کل کار به خودتان قول پاداش بدهید. آنگاه به قول خود وفا کنید و از پاداش لذت ببرید. این کار به شما کمک می‌کند در زندگی به تعادل لازم بین کار و تفریح برسید. چنانکه آن مک گی-کوپر می‌گوید «اگر یاد بگیریم بین کمال در کار و کمال در تفریح و آرامش به تعادل برسیم زندگی شادتر، سالم‌تر و بسیار خلاقانه‌تری خواهیم داشت.»
